Как организовать работу с путевыми листами?

Всем здравствуйте! С вопросом о путевых листах и все, что с ними связано столкнулась впервые. Я не бухгалтер, но меня назначили ответственным лицом за оформление путевых листов, учета ГСМ и прочего.

У нас ЧОП. Планируется приобретение двух автомобилей Нива на организацию. Далее, эти машины поедут из Москвы в Ленинградскую область, и будут там на объекте постоянно. Территория объекта большая и машины нужны для перемещения по этому объекту, т.к. ногами особо не находишься.

Итак вопрос: мы в Москве, машины в Ленинградской области. Пожалуйста подскажите, как правильно мне выстроить рабочий процесс. Каким образом я должна передавать им путевые листы и они мне обратно? Можно ли на месяц составить путевой лист?

А также, когда машины поедут из Москвы, также необходимо будет составить путевой лист? И медицинское освидетельствование Как сделать при выезде из Москвы?

Извините за сумбур. Вроде как информацию почитала, но в голове каша. в какой последовательности всё сделать. 

Заранее, спасибо.